Svein Vidar Thorgersen er ekstern styreleder for mange borettslag - i tillegg til der han bor selv. – Det er greit å holde hodet litt i gang, sier han.
Tekst og foto: Kine Myrvold Olsen
I 2006 ble Svein Vidar litt tilfeldig styreleder i borettslaget svigermoren hans bodde i, Borettslaget Tordenskiolds gate 56.
– De hadde litt trøbbel med å få stablet et styre på beina, så jeg og en til gikk inn i styret der, sier han.
Etterhvert kom det spørsmål fra forvaltningsavdelingen i NBBO om han kunne tenke seg å stå på en liste over de som ønsker å være eksterne styreledere. Det takket han ja til, og siden har det blitt fem borettslag til.
Bruker NBBOs tjenester aktivt
Når man har jobbet som styreleder i såpass mange år, lærer man seg mye om å håndtere ulike typer mennesker. Svein Vidar mener det ikke er så stor forskjell på om det er mange eller få beboere. Det vil alltid være ulike typer mennesker og de fleste er svært hyggelige.
Som en hjelp i hverdagen bruker Svein Vidar mange av NBBO sine tjenester i alle borettslagene. Uansett om man sitter i ett eller flere styrer, er det nemlig en del ting man må ha oversikt over. Det kan være møter som er avtalt, økonomi, budsjett og dokumenter.
– De har blant annet noe som heter styreportalen, og den er veldig fin og brukervennlig. Det er noe helt annet enn for 20 år siden, da alt var på papir. Det er fint å ha alt lagret digitalt, slik at det blir enklere å overlevere historikken til neste styreleder. I tillegg er det fint at det finnes muligheter for å sende ut sms til alle beboerne samtidig ved behov, sier han.
Nettopp at styreportalen er et kommunikasjonsverktøy med beboerne, er viktig for mange av de som bruker denne løsningen. Hvis for eksempel strømmen går, kan styret oppleve å få mange meldinger og telefoner om utfordringen og må bruke mye tid på å svare det samme til alle. Gjennom styreportalen kan man enkelt skrive en melding til alle beboere om at dere er klar over problemet og at det jobbes med å utbedre det. Når strømmen er på plass igjen, kan man sende ut en melding om det også.
I Portalen kan Svein Vidar blant annet finne løsninger for å...
- kommunisere med eiere og beboere i form av e-post, sms og oppslag.
- planlegge og gjennomføre generalforsamlinger og årsmøter
- kalle inn, gjennomføre og skrive protokoll fra styremøter - og ha full oversikt over referatene.
- godkjenne fakturaer og se hva de har brukt penger på.
- tilgjengelig historikk for nye styrer.
Fast rådgiver
Alle NBBO-borettslag har en fast rådgiver de kan rådføre seg med i forvaltningsavdelingen. Ofte spør Svein Vidar om råd hvis det dukker opp noe som er i juridisk grenseland.
– Det kan for eksempel være at det dukker opp spørsmål som jeg er usikker på om er beboer eller borettslaget sitt ansvar. Eller at det skal gjøre en vedtektsendring der formuleringen er viktig. Da kan jeg spørre dem om forslag på formulering slik at det blir riktig og ikke kan misforstås, sier Svein Vidar.
Av spørsmål som kan dukke opp innenfor jus, regnskap eller praktiske ting, er det heller ikke alt som er lovregulert. Da handler det om å finne gode løsninger basert på erfaring og sunn fornuft.
Digitale verktøy for HMS og vedlikehold
Alle boligselskaper er lovpålagt å ha en HMS-plan, og at arbeidet med HMS dokumenteres. Den erfarne styrelederen bruker nbboHMS til å holde kontroll på HMS i alle borettslagene. Det er et digitalt verktøy som driftes av NBBO Byggtek.
I HMS-systemet til NBBO er en del oppgaver lagt opp allerede når man begynner å bruke det. Det er lovpålagte og anbefalte oppgaver. De lovpålagte oppgavene dreier seg blant annet om el-sjekk, brannsjekk og periodisk heiskontroll.
NBBO Byggtek har også digitalt verktøy for vedlikeholdsplan. Ulike typer borettslag og sameier har ulike behov for vedlikehold, men uansett er det kjekt å ha en plan for når tiltak skal gjennomføres. På den måten er det også enklere å holde kontroll på budsjettet for hele boligselskapet.
– Vi har både HMS og vedlikeholdsplan for alle borettslagene gjennom NBBO Byggtek. Det er også de som er forsikringskontakten vår ved behov, og det gjør at vi i styrene er godt betrygget på at alt er ivaretatt på en god måte. På ulike vedlikeholdsprosjekter bruker vi som regel også NBBO Byggtek, sier Svein Vidar.
I nbboHMS får Svein Vidar blant annet...
- HMS-oppgaver som er tilpasset sine boligselskap.
- varsling av lovpålagte HMS-oppgaver, for eksempel el-sjekk og brannsjekk.
- se når det ble gjennomført brannøvelse sist - hvis det har blitt gjennomført.
- effektiv avviksbehandling.
- skriftlig dokumentasjon ihht. myndighetenes krav.
- tilgjengelig historikk for nye styrer.
Får hjelp med brøyting og strøing
Én ting Svein Vidar har vært veldig bevisst på i sine år som styreleder, er at styret ikke skal ha ansvar for snømåking, strøing, gressklipping og andre forefallende ting som må gjøres. Rett og slett at de ikke skal bli vaktmestere for borettslaget selv.
NBBO Byggservice har derfor faste oppdrag i flere av borettslagene han er leder for, blant annet med brøyting og strøing på vinterstid.
– Det er veldig betryggende å ha NBBO i ryggen på ulike måter. Alle jeg har kontakt med er flinke til å følge opp raskt, og det setter jeg stor pris på, sier han.
– Har du noen gode råd til andre som er nye i styret, som styreleder eller som ønsker å gå inn i styret i borettslag?
– Det er viktig å fordele arbeidet internt i styret, slik at ikke alt havner på styrelederen. Det er normalt ikke så komplisert arbeid, men for meg har det også vært viktig å ha gode rådgivere å bruke ved behov. Jeg har trivdes godt med å være styreleder og i tillegg har jeg fått et godt kontaktnett som kan være nyttige i mange sammenhenger, sier Svein Vidar.
I nbboVLP får Svein Vidar blant annet...
- full oversikt over bygningenes tilstand, hvilke tiltak som er anbefalt å iverksette og oversikt over hva som er gjort tidligere.
- oversikt over vedlikehold i et 10-års perspektiv.
- oversikt over kostnader og hjelp til budsjettering.
- dokumenter, bilder og evt. tegninger.
- problemfri videreføring til etterfølgende styrer.